Assistant d’agence (F/H)

Rattaché au Directeur d’ Agence, vos missions principales seront  les suivantes :

·         Prise en charge des appels téléphoniques entrants (internes et externes),

·         Planification des rdv des experts de l'agence,

·         Création et suivi des tableaux de bord internes,

·         Mise en ligne des rapports d'audits,

·         Support administratif des experts (validation de factures fournisseurs, gestion des EPI, etc..),

·         Gestion du courrier (avec suivi des LRAR), fax, mail généraux.

MISSIONS DE TOUS LES JOURS

• Accueil Téléphonique Agence :

o Renseignements clients (prise de message, orientation vers l'interlocuteur,

renseignements sur les délais, les termes techniques etc...)

• Assistance Technique :

o Mise à jour des contacts prestataires sur Atlas

o Réservation des commandes sur Atlas & Pandora

o Gestion et mise à jour de Pandora

o Planification des missions (planification, envoi et confirmation des convocations, mises à jour,

etc...)

o Suivi de facturation (Accès, PSR, SCC...)

o Suivi des révisions de prix, Analyse de devis

o Dépôt des factures sur plateforme dématérialisée

• Gestion administrative, commerciale et technique de l'agence / organisation générale :

o Courrier et mail (Rédaction, relectures, Tri, transmission à la personne concernée,

affranchissement, suivi LRAR)

o Archivage et classement des dossiers

o Logistique Agence (fournitures, papier, rangement, mise à jour des références)

• Organisation générale :

o Assistance au recouvrement de l'agence

o Suivi des réclamations et insatisfaction des clients de l'agence

o Gestion des visites réglementaires des locaux en lien avec le service QSE du campus

o Gestion du matériel informatique et technique en lien avec le service informatique/QSE

du campus

o Vérification des procédures ACCEO et communication au sein de l'agence

RAPPORTS

• Proposition(s) d'Amélioration(s) des processus « Agence »

• Proposition(s) d'Amélioration(s) des outils « Agence »

• Réclamations Clients

o Gestion et suivi des demandes faites par les différents services du campus